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纪要的写作格式和方法

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纪要的写作格式和方法

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

纪要分标题、正文、落款三部分。

(1)标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。

(2)正文。包括前言、主体、结尾三项内容。

前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况,说明主要议题,然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下:”主体是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。

结尾即会议纪要的结束语,一般是向收文单位提出希望和要求,有的会议纪要没有结尾部分,主体内容写完,全文就结束。

(3)落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要,署上召开会议的领导机关的全称,下面写上成文的年、月、日期,加盖公章,一般会议纪要不署名,只写成文时间,加盖公章。


一、会议记录的含义、作用和特点

(一)会议记录的含义

会议记录是由会议组织者指定专人,如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议,它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。

(二)会议记录的作用

会议记录的特点体现在三个方面:

1.依据作用

会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排,如果在会议后期需要形成文件,要以会议记录为依据;如果不形成文件,与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确,也要以会议记录为依据进行检验。

2.素材作用

会议进行过程中连续编发的会议简报,以及会议后期制作的会议纪要,都要以会议记录为重要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要,但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和纂改。可以说,会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础。

3.备忘作用

会议记录可以作用会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁,有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了,甚至当时作出的重要决定可能也记不清了,这时就不妨查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料,若干年后,通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状况。

(三)会议记录的特点

1.真实性

会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别,那就是他只有记录权没有改造权。会议是个什么样就记成什么样,与会者发言时说了些什么就记下什么,记录者不能进行加工、提炼,不能增添、删减,不能移花接木,不能张冠李戴。

2.原始形态性

会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始,就是未经整理,未经综合。在这一点上,它跟会议简报、会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的,但不是原始的。虽然在内容上可能没有太大差别,但在存在形态上,会议记录跟会议简报和会议纪要的差异甚大。

3.完整性

会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况,对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容,都要记录下来,一般没有太多的选择性。

二、会议记录的写法

(一)标题

标题由会议名称加文体名称组成,就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本,连“记录”二字也可省略,只写会议名称即可。

(二)会议组织概况

1.会议时间

要写明年、月、日,上午、下午或晚上,×时×分至×时×分。

2.开会地点

如:“××会议室”、“××礼堂”、“××现场”等。

3.主持人的职务,姓名

如:“校党委书记×××”、“公司总经理×××”。

4.出席人

根据会议的性质、规模和重要程度的不同,出席人一项的详略也会有所不同。

有时可以只显示身份和人数,如“各院系党总支书记和直属党支部书记31人”、“各部门经理”、“全体与会代表”等。

如果出席人身份复杂,如既有上级领导,又有本单位各部门的主要领导,还有各种有关人员,最好将主要人员的职务、姓名一一列出,其他有关人员则分类列出。

5.列席人

包括列席人的身份、姓名,可参照出席人的记录方法。

6.缺席人

如有重要人物缺席,应作出记录。

7.记录人

包括记录人的姓名和部门。如:××(××办公室秘书)。

(三)会议内容

这部分随着会议的进展一步步完成,没有具体的固定模式。一般包含有以下方面:

会议的议题、宗旨、目的;

会议议程;

会议报告和讲话;

会议讨论和发言;

会议的表决情况;

会议决定和决议;

会议的遗留问题。

这些是一般会议都有的项目,但侧重点会有所不同,先后次序会有所不同。

(四)结尾

可将主持人宣布的散会一项记入,也可以将散会一项略去不记。

最后,由主持人和记录人对记录进行认真校核后,分别签上姓名,以示对此负责。


【范文一】


××市代表团第一组会议记录


会议名称:小组会议

会议议程:讨论《政府工作报告》

时间:3月11日

地址:第二会议室

主持:刘××

出席:全组代表13人

列席:××日报社记者

许××代表说,××县教师去年几次闹事,主要矛盾是上边给政策,下边没有钱,老师的奖金不好兑现。应当说,东辽整个教育工作在全省不算落后,最大的问题是经费问题。农村中小学除人头费外,其余费用都是由农民负担。在5%的定项限额中,拿出12%给教育,比例不算小,有800多万元,可是去了人头费,剩不下几个钱。去年上边要求给教师增加补贴、资金,县里拿不出钱,经多方筹措只兑现了一部分,因而引起教师不满。教师们说,教育是治国之本,教师的地位提高了,为什么连奖金、补贴还解决不了?最后财政拿出一部分,乡镇拿出一部分,学校勤工俭学解决一部分。勤工俭学一块绝大多数没有解决。越是穷的地方,问题还越多。

赵××代表说,从××区的情况看,近几年教育事业发展比较快,二部制的问题解决了,倒房的问题也基本上得到解决,但是教学质量普遍不高。区内7所中学,唯有三中好一点,小学上中学非常困难。在我们那里,学生进好学校要多交钱,转学也要多交钱。好的学校超额,差的学校没人愿意去。家长对学生读书也失去了信心。条件比较好的东山校,其实那里的老师也很可怜的。有时买粉笔没钱,平时上市里开会,车票还得自己报销。靠老师们轮流在收发室卖冰棍,洗理费也只能发2元钱。

吕××代表说,从1984年到1988年的5年间,全市教育经费支出12554万元,是建国以来投入最多的时期,与其他各项社会事业比较,也是追加投资最多的。尽管如此,教育事业的困难还是挺多。全市不包括两县,超编教师达690人。一边是教师超编,另一边是能干的、水平高的教师又特别少。这说明教育本身的大锅饭比较严重。教师不管水平高低,能力大小,够年头就评职称,就长工资。这样不利于鼓励教师钻研业务,提高素质和水平。解决这个问题,光靠财政不行,要在教育系统进行优化组合,富余人员去开辟新的创收门路。要在实行校长负责制下,实行教师聘用制。

王××代表说,目前,在教师和科研队伍中,滥竽充数的太多了。只有初中毕业学历的21岁小姑娘,也成了助理会计师,28岁的高中毕业生也得了个工程师的职称。

王××代表气愤地说,和这些人平起平坐,我真想把自己的工程师证书扔了。

谷××代表说,目前教育方面存在的问题比较多,也比较突出,已经引起了上上下下的高度重视。从现在教育的状况看未来是可怕的,特别是学校的思想政治工作,德育问题亟待加强。

于××、曾××代表说,现在师生压力都比较大。一些年轻教师向钱看,不安心工作,学生两极分化。我们建议,要切实加强学校的思想政治工作,加强共青团和少先队建设。今后在招生时,对班级团、队干部的分数应适当放宽,以便调动、鼓励他们参与管理学校的积极性。希望省里在这方面作出决定。

——选自郭枫、郑崇田主编《实用写作宝典》,延边大学出版社1997年4月版。


注意:写纪要经常出现的问题是把握不住中心,突出不了中心,往往把会议中所涉及的事情与材料都一一罗列进去,特别是在写工作纪要和座谈纪要时,这种毛病更为严重。所以写纪要之前一定要先认真了解召开会议的目的,会议所要解决的中心问题,吃透会议基本精神,写作时紧紧把握会议中心去写,凡是与会议中心有关的就写,关系大的就重点写,无关的不写,以免面面俱到,中心不突出。


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